Productieplan


1. Wat productie inhoudt

Er moet veel geregeld en voorbereid worden als je bezig gaat met het maken van een voorstelling.

Laat één persoon de productieleiding in handen nemen. Deze persoon weet welke klusjes of taken aan wie gedelegeerd moeten worden, bewaakt het budget dat ter beschikking staat en is verantwoordelijk voor het scheppen van goede voorwaarden ter ondersteuning van het project. Tot zijn of haar werkterrein horen administratie en planning, transport, repetitieruimte, catering, etc.

Je kunt het productieproces in een aantal fases opdelen. In die fases wordt een productieplan, een actielijst en een draaiboek gebruikt.

Voorbereidingsfase: ontwerpfase van de artistieke en zakelijke plannen (productieplan);
Realisatiefase: uitvoeringsfase van alle plannen (actielijst);
Uitvoeringsfase: fase van try-out, premiere en evt. tournee (draaiboek);
Evaluatiefase: afsluiting van de productie.

2. Productieplan
Een productieplan beschrijft wat gerealiseerd moet worden, en hoe en wanneer dat gaat gebeuren. Het omvat zowel het artistieke plan, het zakelijke en het pr-plan van het project. Ook subsidiegevers en sponsoren krijgen meer inzicht in het realisatieproces.

Checklist inhoud productieplan:

  • lijst van alle medewerkers met postadressen, e-mailadressen, telefoonnummers en data en locaties van repetities, try-outs en voorstellingen;
  • globale taakverdeling voor medewerkers van spel, regie, tekst, dramaturgie, licht, geluid, pr, kassa, catering etc.;
  • het artistieke plan;
  • het pr-en publiciteitsplan;
  • het financieel plan.

3. Actielijst
In een actielijst staat heel concreet welke werkzaamheden door wie op welk moment en waar uitgevoerd worden. Bij elke actie wordt een begin- en eindtijd aangegeven. Deel de lijst op per medewerker, zodat iedereen, van regisseur tot lichttechnicus, zijn eigen actieplan heeft.
Checklist actieplan :

  • naam van de medewerker;
  • beschrijving van de actieplaats voor het uitvoeren ervan;
  • tijdstip start van de actie;
  • uiterste tijdstip van afronding.

4. Draaiboek
Het draaiboek is een precies tijdschema voor alle medewerkers, dat alleen de dagen rond de generale repetitie, de try-outs en de opvoeringsdagen bestrijkt. In deze dagen is het belangrijk dat iedereen precies weet wanneer hij of zij waar moet zijn zodat alles soepel verloopt en er geen onnodige stress ontstaat.

Checklist draaiboek:

  • tijdschema’s per dag en uur van de hele uitvoeringsfase wanneer iedereen aanwezig moet zijn;
  • plaats en bereikbaarheid van de locaties;
  • werkzaamheden die er voor, tijdens en na de voorstelling moeten gebeuren;
  • eventuele gedragsregels of huisregels van de locaties.