PR Plan

 

Stap 1 Basisinformatie 

De basisinformatie kun je samenvatten in de volgende vier w’s:

  1. wie ben je: de naam van de groep, de regisseur, de spelers en andere medewerkers;
  2. wat doe je: de titel, de ondertitel en het genre van het stuk;
  3. waar gebeurt het: de plaats, het adres, de locatie, de zaal en hoe of onder welk telefoonnummer je kunt reserveren;
  4. wanneer gebeurt het: data van de voorstellingen, de begintijd, openingstijd van de zaal en vanaf wanneer je kunt reserveren.

Dit kun je nog aanvullen met achtergrondinformatie over het stuk, de groep, de regisseur en over de thematiek of de doelgroep van de voorstelling. Daarbij kun je denken aan:
– behandelt het stuk een bepaalde problematiek?
– is de enscenering of dramaturgische kijk speciaal?
– wordt er een politiek statement  neergezet?
– wat is de taal en het taalgebruik van het stuk?
– welk genre kent het stuk? (traditioneel spreektheaterstuk, musical, bewegingsstuk, komedie, tragedie, mimestuk etc.)

Als je groep gesponsord wordt of subsidie krijgt is het goed en vaak verplicht om de naam  van de geldschieter aan te geven.

Stap 2 Verschillende media  

Afhankelijk van de doelgroep van de voorstelling beslis je welke media je wilt inschakelen  en of je landelijk, provinciaal of regionaal bereik beoogt.

Er zijn regionale en landelijke kranten, huis-aan-huisbladen en vakbladen. Verder heb je lokale, regionale en landelijke radio en televisie. Voor huis-aan-huis bladen is het het beste om op tijd een uitvoerig persbericht op te sturen, samen met een goed contrasterende zwartwitfoto. Omdat er meestal geen speciale kunstredactie bestaat, worden deze berichten vaak geheel overgenomen en leveren zo gratis publiciteit op. Geef ook aan dat je bereid bent een interview te geven. Zowel regionale en landelijke kranten als ook vakbladen kun je beter een informatiemap sturen. Vraag of iemand van de kunstredactie een repetitie wil bijwonen. Dit persoonlijke contact is heel belangrijk en moet gekoesterd worden. Heb je eenmaal contact, hou de desbetreffende journalisten dan steeds op de hoogte van nieuwe voorstellingen. Trek er tijd voor uit, geef gelegenheid om foto’s te maken of een interview af te nemen. Daarnaast is het goed om de bladen en tijdschriften te bellen en ze te herinneren aan je voorstelling.

Stap 3 Vormen van publiciteit

Je kunt de informatie die je kwijt wilt op verschillende manieren verspreiden. Het is handig om flyer, brieven, affiches etc. wat betreft vormgeving op elkaar af te stemmen, zodat ze makkelijker te herkennen zijn.

  • Een persbericht bevat altijd de informatie van de vier w’s. Welke vorm je hiervoor kiest is afhankelijk van het soort kranten. Informeer naar de deadlines van de verschillende kranten, zodat je bericht op tijd kan verschijnen. Aan het einde van een persbericht staat altijd de datum en de naam, functie, adres en telefoonnummer (werk of privé) van de persoon die nog verdere informatie kan verstrekken.
  • Een affiche moet je snel in het voorbijgaan kunnen lezen. Daarom staat er alleen de uiterst noodzakelijke basisinformatie op.
  • Een flyer heeft meestal dezelfde voorkant als het affiche. Aan de achterkant kan relevante informatie over de voorstelling gegeven worden, zoals medewerkers of de speellijst. Je kunt de flyer ook in de vorm van een ansichtkaart vormgeven. Hij is op die manier makkelijker te versturen.
  • Een folder vul je met prikkelende informatie over de voorstelling. Hij wordt vaak verspreid als programma bij het begin van de voorstelling. Je kunt zowel flyers als folders uitleggen in theaters, neerleggen op balies of klemmen onder ruitenwissers. Mogelijke plekken zijn balies van publieke instellingen en cultuurcentra. Ze kunnen tevens worden meegestuurd bij de mailing of op straat worden uitgedeeld.
  • Een informatiemap wordt gebruikt voor theaters om de voorstelling te verkopen, voor eventuele subsidiegevers en sponsoren en als persmap om informatie aan de media te geven. Ze kan heel uitgebreid op het stuk ingaan. Behalve de basisinformatie van de 4 w’s kun je ook  korte cv’s van de medewerkers toevoegen. Foto’s van repetities en recensies van eerdere stukken worden altijd bijgevoegd. Stuur je de map aan theaters, dan is het handig om de vloeroppervlakte en andere technische gegevens te vermelden. Wil je hem aan sponsors en subsidiegevers sturen, dan moet je er altijd een begroting bijdoen.

Hier een checklist voor de publiciteitsmap:

  • naam van groep of vereniging;
  • titel van het stuk;
  • naam van de schrijver;
  • naam van de regisseur;
  • namen van de spelers;
  • data van de voorstellingen;
  • lengte van de voorstelling;
  • plaats van de voorstelling (adres, zaal);
  • speellijstaanvangstijd;
  • toegangsprijs;
  • plaats en tijden van kaartverkoop;
  • namen van mensen die bijgedragen hebben aan de voorstelling;
  • informatie over de groep of vereniging en wat er in het verleden door hen is gespeeld;
  • inhoud van het stuk;
  • achtergrondinformatie over het stuk;
  • informatie over de schrijver;
  • informatie over de regisseur;
  • informatie over de dramaturg;
  • informatie  over vormgevers (lichtontwerp, decorontwerp, kostuums etc.);
  • foto’s;
  • reacties op eerdere voorstellingen;
  • adres van de groep;
  • naam, adres en telefoonnummer van de contactpersoon;
  • begroting;
  • technische gegevens (vloeroppervlakte, lichtplan, aantal en soort lampen dat wordt gebruikt).

Een website bevat dezelfde gegevens als de informatiemap. Je kunt bovendien nog naar andere sites linken of andere instellingen vragen om naar jullie te verwijzen. Het is heel handig om theaters en nieuw publiek te bereiken.

Stap 4 De mailing 

Voor de mailing kun je een brief schrijven, waarin de groep wordt voorgesteld en je de lezer de voorstelling aanbiedt, al dan niet samen met een flyer. Natuurlijk kun je de flyer of de folder ook alleen versturen.

Hier een checklist voor mogelijke geadresseerden:

  • sponsors, adverteerders, donateurssubsidiegevers;
  • eigen mailinglijst van de spelers /achterban;
  • toeleveringsbedrijven, zoals drukkers, verhuurbedrijven etc.;
  • andere theatersadverteerders;
  • (oud) regisseurs en -spelersamateur en professionele opleidingen (b.v. vooropleidingen, theaterklassen  etc.);
  • theaterconsulenten.

Stap 5 Kosten

Pr kost in het algemeen veel geld en moeite. Reserveer op tijd minimaal 10% van je budget voor publiciteit. Het belangrijkste zijn een opvallend affiche en een bijpassende flyer. Afgezien daarvan kun je profiteren van gratis publiciteit via de pers. Daarbij horen artikelen in de krant, interviews op radio of tv en vermelding in culturele agenda’s.

Stap 6 Planning 

Zodra je start met de voorbereidingen van de voorstelling moet je ook met de publiciteit beginnen. Affiches, flyers en ansichtkaarten verstuur je ongeveer twee weken voor de voorstelling. Wanneer je kranten en tijdschriften wilt benaderen moet je je goed over hun deadlines informeren. Wil je kort voor de voorstelling zeker weten dat bepaalde mensen (vrienden of ook theaters) van de voorstelling gehoord hebben, dan kun je nog een telefoonactie starten en de mensen nog een keer direct aanspreken en uitnodigen. Hier een checklist voor de tijdsplanning:

  • Beschrijf zo precies mogelijk alle activiteiten die voor pr & publiciteit gedaan moeten worden;
  • Beslis wie wat gaat doen;
  • Stel voor iedere activiteit een begindatum vast zodat je niet in de knel komt met het hele productieproces;
  • Stel voor iedere activiteit een duidelijke einddatum vast, omdat juist bij publiciteitsmateriaal niet alleen belangrijk is dát het er komt maar ook dat het op tijd beschikbaar is.

Een voorbeeld voor een tijdsplanning:

  • Zodra je bezig bent met de voorstelling moet je ook met de publiciteit beginnen;
  • 4-6 maanden van tevoren ontwerpen van beeld voor affiche e.d.;
  • 3 maanden van tevoren schrijven van toelichting op stuk voor persbericht, strooifolder, persberichten, overleg met drukker over affiches e.d., informeren deadlines, kranten, radio, tv;
  • 2 maanden van tevoren schrijven persbericht (vooraankondiging);
  • 1 maand van tevoren verspreiden strooifoldersmailing voor donateursschrijven, persbericht, uitnodigen van genodigden;
  • 3 weken van tevoren samenstelling programmaboekje;
  • 2 weken van tevoren krantenredactie benaderen voor interviewverspreiding affiches;
  • 1 week van tevoren mogelijk extra werving door belactie en/ of advertentie.